Kelheim Fibres GmbH
Firmenkommunikation leicht gemacht! Ansprechpartner kontaktieren

Firmenkommunikation leicht gemacht!

Firmenkommunikation leicht gemacht!

Wegen Corona hatten auch wir eine „Home-Office-Welle“: Rund 60 Mitarbeiter arbeiten nicht mehr dauerhaft im Werk, sondern zumindest teilweise zu Hause.
Für uns in der IT-Abteilung war das schon eine Herausforderung, in kurzer Zeit die nötige Hard-und Software für die Heimarbeitsplätze aus dem Hut zu zaubern. Unter anderem waren wir auf der Suche nach einem System, mit dem man einfach miteinander kommunizieren kann, egal ob man zu Hause, im Werk oder auf einer Geschäftsreise ist.  Telefonie und E-Mails sind heute einfach nicht mehr zeitgemäß – der Chat ist die Zukunft, denn das Herumtelefonieren und E-Mail-Schreiben mit einzelnen Leuten ist einfach nur anstrengend. Also musste etwas mit Chatfunktion her.

Wir hatten drei Möglichkeiten zur Auswahl: Microsoft Teams, eine Open-Source Alternative namens Rocket.Chat und einen Synology-Chat, der in unserem NAS integriert war. Ich habe mich auf die Open-Source Software Rocket.Chat spezialisiert, welche auf einem Linux Betriebssystem läuft. Das Gute an Open-Source Software ist, dass man den Quellcode einsehen kann, was ein wichtiges Kriterium für Privatsphäre – im Hinblick auf die DSGVO – ist. Und da der Server bei uns steht, kann man sicher sein, dass keine wichtigen Informationen und Daten nach außen dringen, was zum Beispiel bei „Teams“ nicht so ist.

So sieht das aus, wenn Silas Rocket.Chat installiert

So sieht das aus, wenn Silas Rocket.Chat installiert

Rocket.Chat ist ein Messenger, der alle Kriterien erfüllt, die wir benötigen. Es ist ein Messenger wie „WhatsApp“, er hat eine Chat-, Audio-, und Videoanruffunktion (auch für Konferenzen), man kann einen Status hinterlegen, und Bilder und Videos verschicken. Da Rocket.Chat nicht viele Unternehmen einsetzen, gibt es auch nur geringe Dokumentation im Netz – also musste ich an Einstellungen und Konfigurationen rumbasteln, ohne dass es eine Anleitung dafür gibt, teilweise dauerte so etwas auch mehrere Stunden. Das ist ja andererseits auch das Gute an Open-Source: Jeder kann nach Belieben etwas zur Software dazuschreiben, damit es für seine Bedürfnisse passt.

Außerdem wurde noch die Bot-Umgebung installiert, damit auch Bots (das sind Computerprogramme, die automatisch sich wiederholende Aufgaben abarbeiten, ohne dafür einen menschlichen Benutzer zu brauchen) eingesetzt werden können, die zum Beispiel automatisiert eine Umfrage starten, oder das Web nach Bildern mit einem Schlüsselbegriff durchsuchen – ohne dass der Benutzer dafür einen Finger krümmt.

Der Server ist gerade noch bei uns in der IT-Abteilung intern im Testbetrieb, aber die ersten Rückmeldungen der Tester sind schon ziemlich positiv.

Für uns habe ich ein Bot so konfiguriert, dass er bei unserem internen Datenbank-Server die Support-Tickets abfragt und automatisch in den Chat schreibt. Support-Tickets sind die Anfragen aus den anderen Abteilungen, die Hilfe aus der IT-Abteilung brauchen. So kann jetzt jeder in unserer Abteilung (auch wenn er selbst im Homeoffice ist) in Echtzeit sehen, welche Aufgaben anstehen.

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